Markkinointinörtin softavinkki #1 – Trello

Käytin hiljattain aikaa tutustuen erilaisiin projektinhallintasovelluksiin, kun tarkoituksenani oli saada erilaisia työhön ja kotiin liittyviä projekteja hallitua hieman paremmin. Yksi näistä sovelluksista on ehdottamasti blogikirjoituksen arvoinen. Tämä sovellus kulkee nimellä Trello ja se on täysin ilmainen. Lyhyesti tiivistettynä Trello on tiedon- ja projektinhallinnan työkalu, joka taipuu esimerkiksi kirjan hahmottelusta aina ohjelmasuunnitteluun saakka useiden ihmisten kesken. Trelloa on hyvä käyttää silloin, kun asioita ja vaikuttavia tekijöitä on paljon.

Trello on kuitenkin työkalu tehokkaille tai sitä kaipaaville ihmisille. Itse olen ottanut Trellon käyttöön niin työelämässä, kuin omissa arjen askareissani, koska kanban -tyylinen eteneminen asioissa sopii minulle. Se on taittunut jopa roolipelikampanjan suunnittelua varten ja toimii siinä erittäin hyvin.

Trellon ytimessä

Oletuksena Trellossa nojataan kolmiportaiseen projektinhallintaan. On asiat jotka pitää tehdä (To do), tehtävät jotka ovat työn alla (Doing) sekä tehtävät jotka ovat valmiita (Done). Kaikista helpointa visualisoida Trello on ajatella valkoista taulua johon on kasattu Post-It lappuja tehtäviä merkkaamaan.

Esimerkin vuoksi luodaan Trelloon uusi ”seinä” nimeltään ”Lapsellinen mies -blogi” joka auttaa minua käsittelemään tämän blogin ylläpitoa. Sitä varten luodaan sopivat aihepiirit kuten aiheideat, tehtävät, työn alla ja valmiit.  

Aihepiirien alle kirjoitetaan kortteja (Post-It lapun tyyliin) joissa käsitellään sitä asiaa minkä haluan blogissani hoitaa. Esimerkkinä saan ajatuksen kirjoittaa Trello projektinhallintatyökalusta ja kirjoitan sen korttina aihepiiriin aiheideat  alle. Kun tulee aika ottaa aihe kirjoitettavaksi, siirrän sen kohtaan työn alla ja niin eteenpäin.

Trello projektinhallinnan työkaluKlikkaa nähdäksesi kuva isompana. Kyseessä todella yksinkertainen esimerkki.

Koska Trellon saa melkein laitteelle kuin laitteelle mukaan (iOS, Android) on se ylivertaisesti vanhaa kunnon Post It-lappujärjestelmää parempi. Voin esimerkiksi bussissa ollessa lisätä uusimmat ideani suoraan aiheideoihin ja helpottaa siten työtäni kun palaan taas uusien tekstien kirjoittamisen pariin. Näinollen ei tarvitse enää raapustaa itselleen muistiin vihkon reunaan saati sanomalehteen mikäli oivallinen idea päähäni napsahtaa.

Luonnollisesti parhaat edut tulevat kuitenkin isoissa projekteissa, missä useampi ihminen voi lisätä sisältöä Trelloon. Esimerkiksi yritysten sisällöntuotannon hallintaan se toimii erinomaisesti.

Omat kokemukseni Trellon parissa:

  • Työkäytössä määritellyt projektit
  • Arki ja uusien taitojen omaksunta
  • Blogieni sisällöntuotanto
  • Roolipelikampanjan suunnittelu

Miksi Trello?

Mikäli olet lukenut tänne saakka, Trellon ydin on sinulle jo tuttu, mutta haluan kertoa vielä muutaman asian, miksi juuri sinun kannattaisi kokeilla Trelloa.

Ensinnäkini Trello on lisännyt tehokkuuttani huomattavasti. Suuret kokonaisuudet esimerkiksi erilaisten taitojen omaksumisen parissa on ollut rajusti helpompaa kun ne purkaa Trellon tauluille tunnin kokonaisuuksiksi, joita on helppo liikuttaa asioiden edetessä. Tämä ei nyt tarkoita sitä etteikö asioita voisi opiskella ilman työkaluja, mutta kun kyseessä ovat isot kokonaisuudet ja aivoissa on rajoittunut kapasiteetti käsitellä tietoa tehokkaasti ilman että suorituskyky heikkenee, on se aivojen piuhoillekin hyödyllistä visualisoida. Lisäksi…

  • Asiat eivät unohdu ja virheiden määrä vähenee
  • Tiedon määrä lisääntyy mikäli useampi työskentelee Trellon avulla
  • Työnteko on läpinäkyvää, koska viestintä asioiden tilasta etenee automaattisesti
  • Etätyö on helpompaa
  • Asiat hoidetaan loppuun helpommin

Mikäli Trello alkoi kiinnostamaan, käy luomassa itsellesi Trello-tili täällä ja kokeile. Minulle ja 5 miljoonalle muulle työkalusta on ollut jo paljon hyötyä.